HulpcentrumIk heb een verschil in mijn R&V.
In de Rekening en Verantwoording, ook wel R&V, maakt elke bewindvoerder een verslag van het gehele vermogen van de cliënt en/of partner. Er wordt verantwoording afgelegd over de beheer-, betaal-, spaar- en opgeheven rekeningen.
De rekening en verantwoording heeft in het 1e tabblad een controle berekening, waarvan het doel is om op een verschil van 0,00 euro uit te komen. Wanneer er een verschil ontstaat, is dit vaak op te lossen met deze checklist.
Doorloop eerst onderstaande checklist voordat er gekeken kan worden of er zich een technisch probleem voordoet.
- Stap 1: Het verslag verversen - Schoon beginnen.
- Stap 2: Zijn er ontbrekende transacties? - Controle tabblad (Vergrootglas).
- Stap 3: Zijn alle rekeningen gekoppeld? - Rekeningen koppelen.
- Stap 4: Komt het verschil door een partner? - Partnerdossier.
- Stap 5: Komt het verschil door een interne overboeking? - Interne overboeking.
- Stap 6: Kloppen alle banksaldo's? - Rekeningen.
- Stap 7: Zou het verschil aan de rente van een rekening kunnen liggen? - Rente.
- Stap 8: Kan het verschil door een opgeheven rekening komen? - Opgeheven rekeningen.
- Stap 9: Kan verkeerd koppelen aan een rubriek zorgen voor een verschil? - Rubriek.
- Stap 10: Rekening in het archief? - Gearchiveerde rekening met transacties.
Stap 1: Het verslag verversen - Schoon beginnen.
De eerste stap om de R&V kloppend te krijgen, is door op de knop 'Gegevens ophalen uit dossier' te klikken. Deze knop staat boven de tabbladen van de pop-up van de R&V. Hierdoor haalt OnView alle gedane wijzigingen opnieuw binnen, bijvoorbeeld; later toegevoegde transacties, schuld updates, nieuw ingegeven datum rechtbank etc.
LET OP: alle handmatige wijzigingen verdwijnen, teksten in de toelichtingen en de bijlagen blijven wel in de R&V aanwezig. Dit kan het verschil der verschillen al oplossen.
Stap 2: Zijn er ontbrekende transacties? - Controle tabblad (Vergrootglas).
Het controleren van een verschil in tabblad 'Samenvatting' van de R&V wordt gedaan door op het vergrootglas te klikken achter het veld in F-/- C. Hetzelfde vergrootglas-icoon staat ook in tabblad 'Controle' van de R&V en geeft de verschillen in de periodes aan die zijn ontstaan door ontbrekende of dubbele transacties. In OnView kan je de ontbrekende transacties bijwerken door een nieuw bankimport uit te voeren over die periode. Voer na het opnieuw inlezen van de banktransacties stap 1 uit van de checklist om de R&V bij te werken.
Het tabblad 'Controle' is een totaaloverzicht van de controles die OnView uit kan voeren op een R&V. De meldingen die hierin staan, ziet de rechtbank niet en worden niet meegestuurd via de Toezicht koppeling. OnView controleert waar er nog iets ontbreekt of wat er anders is ten opzichte van de vorig ingediende R&V.
Stap 3: Zijn alle rekeningen gekoppeld? - Rekeningen koppelen.
Een verschil in de R&V kan ook ontstaan doordat niet alle rekeningen die betrekking hebben op het vermogen gekoppeld zijn. Bij alle Beheer-, Spaar-, Betaal-, opgeheven rekeningen moet de checkbox 'Koppelen toegestaan' aan staan. Dit stel je in bij het menu 'Rekeningen' in het dossier door op het rekeningnummer te klikken. Een leefgeldrekening wordt niet meegeteld in bezittingen, de transacties op deze rekeningen hoeven niet gekoppeld te worden.
LET OP: Voor het koppelen van een ING-spaarrekening wordt de code gebruikt die bij de spaarrekening staat. Bijvoorbeeld C 392-85499. Let erop dat de spatie tussen de letter en getallen weg wordt gelaten. Het BIC-nummer moet handmatig worden ingevoerd, dit is altijd INGBNL2A. Gebruik niet het IBAN-nummer van de ING-spaarrekening, omdat dit hetzelfde nummer is als de beheerrekening.
Stap 4: Komt het verschil door een partner? - Partnerdossier.
Het verschil op het eerste tabblad kan ontstaan doordat de R&V niet op Beiden staat als het een partnerdossier betreft. Een R&V zet je op Beiden door op Periodedatum te klikken en checkbox 'Gegevens van beiden' aan te vinken.
Stap 5: Komt het verschil door een interne overboeking? - Interne overboeking.
Interne overboekingen geven de transacties aan die uitgevoerd zijn binnen het eigen vermogen (transacties tussen de eigen bankrekeningen). Houdt met interne overboekingen rekening met het volgende:
- Zorg dat een interne overboeking niet dubbel in de R&V voorkomt. Bijvoorbeeld een uitgave van een beheerrekening naar een spaarrekening staat bij interne overboekingen, maar kan ook bij Uitgave staan. Dan behoor je de uitgave handmatig te verwijderen in de R&V.
- Is er een overboeking van leefgeldrekening naar een spaarrekening, zal je deze moeten verwijderen bij de interne overboekingen en handmatig toevoegen bij Inkomsten in de R&V.
- Bij sommige binnengekomen transacties wordt een eigen rekeningnummer ingevuld als tegenrekeningnummer, bijvoorbeeld bij Tikkie-transactie en een CAK-transactie. Deze transacties dien je weg te halen bij interne overboekingen en handmatig toe te voegen bij Inkomsten in de R&V.
Stap 6: Kloppen alle banksaldo's? - Rekeningen.
Een niet kloppende R&V kan worden veroorzaakt door de begin- en eindsaldo's van bankrekeningen. Saldo’s van alle rekeningen moeten exact kloppen op de juiste datums.
- Zorg voor een kloppend saldo door een ankersaldo toe te voegen. Raadpleeg hiervoor het artikel herberekenen saldo's.
- Transactiedatum
Wanneer een saldo op 1 januari niet kloppend is in OnView, dan komt dit vaak door mutaties bij de bank. De bank verwerkt jaarwisselingsperiodes vaak een dag later, ditzelfde kan voorkomen bij andere feestdagen (Kerst bijv.)
Een transactiedatum komt dan niet overeen met boekdatum, wanneer de bank een transactie in het voorgaande jaar verwerkt, maar de boeking in dit jaar aan OnView meegeeft, kan dit een verschil veroorzaken. Dit is niet automatisch te verhelpen en dient aan de Rechtbank toegelicht te worden.
Stap 7: Zou het verschil aan de rente van een rekening kunnen liggen? - Rente.
Een verschil in de R&V kan ontstaan doordat een bankrekening mogelijk niet (meer) ingelezen kan worden. Hierdoor ontstaat het verschil doordat de transacties van de rente niet verwerkt kunnen worden. Deze kan in de R&V bij tabblad 'Inkomsten' handmatig toegevoegd worden of het verschil kan worden toegelicht.
Stap 8: Kan het verschil door een opgeheven rekening komen? - Opgeheven rekeningen.
Verschillen in de R&V kunnen worden veroorzaakt door een rekening die is opgeheven. De laatste transacties zijn dan mogelijk niet meer ingelezen. Vul deze aan door deze te importeren of handmatig aan de juiste rubrieken toe te voegen. Zelfs een opgeheven bankrekening zonder saldo kan een verschil veroorzaken. Voeg dan ook het juiste saldo toe in OnView voor deze bankrekening.
Ook kies je hier de juiste benaming, bijvoorbeeld: een opgeheven rekening was voorheen een leefgeldrekening, dan dient hier Opgeheven Leefgeldrekening te worden gekozen Als er alleen voor Opgeheven gekozen wordt, kan dat voor een verschil zorgen. Leefgeld is geen vermogen, dus leefgeldrekening niet koppelen.
Stap 9: Kan verkeerd koppelen aan een rubriek zorgen voor een verschil? - Rubriek
Wanneer een transactie niet aan de juiste Rechtspraak rubriek gekoppeld is, geeft dit een verschil. Zie deze pagina voor de instellingen: Rubrieken koppelen
Stap 10: Rekening in het archief? - Gearchiveerde rekening met transacties
Een verschil in de R&V kan ontstaan doordat er een rekening in het archief gekoppeld staat met daarin transacties over dezelfde periode als de R&V. Deze transacties worden dan meegenomen in de R&V terwijl de bankrekening gearchiveerd staat en niet meetelt in de bezittingen. Er is dan aan te raden de rekening te dearchiveren en weer te archiveren zodra de R&V is goedgekeurd.
De OnView Servicedesk medewerkers zijn geen boekhouders of bewindvoerders en zijn getraind in het begeleiden van alle gebruikersvragen rondom de OnView softwareapplicaties. Ze zijn niet op de hoogte van de inhoud van dossiers en dragen geen verantwoordelijkheid voor het oplossen van een R&V. Het is daarom niet mogelijk om een R&V telefonisch of per ticket te laten beoordelen.
Voor veel voorkomende foutmeldingen van de verslagen zie artikel.