HulpcentrumUitleg transacties koppelen
In dit artikel leggen we uit hoe het koppelen van transacties aan inkomsten- en uitgavenrubrieken werkt. Het koppelen van transacties aan rubrieken is voor het volledig gebruik maken van OnView erg belangrijk. De rapporten Rekening & Verantwoording, cliënt login en de bewaking kunnen niet functioneren zonder het koppelen van transacties.
Doordat transacties gekoppeld worden aan een rubriek krijgen de OnView gebruikers en de cliënten via de login beter inzicht in het verloop van het dossier. De budgettering wordt zo namelijk afgezet tegen het werkelijk verloop van de financiële situatie.
Wat is koppelen van een transactie
Koppelen van een transactie is het verbinden van de bankmutatie aan een rubriek bij inkomsten of uitgaven. (Ook wel rubriceren genoemd). Dit geeft inzage of het gebudgetteerde gedeelte gelijkloopt aan de werkelijkheid.
Stap 1: Importeren van banktransacties. Om te beginnen met het koppelen hebben we eerst de transacties van de beheerrekeningen (of boedelrekening of PGB rekening) nodig. Hoe je deze kunt importeren vind je in de handleiding Importeren.
Stap 2: Koppelen vanuit Inkomsten/Uitgaven. Bij inkomsten en uitgaven staat het budgetplan, hierin is af te lezen wat er gebudgetteerd is. Dit staat in de kolom met zwarte cijfers. En wat er daadwerkelijk is binnen gekomen, dit staat in de kolom met blauwe cijfers.
Ongekoppelde transacties
Wanneer er ongekoppelde transacties zijn, worden deze bij Inkomsten en Uitgaven aangegeven onder de rubriek (Overig). Hier kan je deze transacties alsnog koppelen, dat doe je als volgt:
Je opent het transactie pop-up scherm (door op Overig te klikken). Er opent zich een scherm met de ongekoppelde transacties.
Het maken van een juiste transactie koppeling
Overal waar in OnView transacties zichtbaar zijn kan je klikken op het koppel-icoon. Het gebroken koppel-icoon geeft aan dat er nog geen koppeling is gemaakt voor deze transactie. Een gesloten koppel-icoon geeft aan dat er een koppeling gelegd is voor de betreffende transactie.
Er opent een pop-up waarin je een transactie koppeling kunt leggen. Je ziet in de linkerkolom van het scherm de transactiedetails. In de rechterkolom de koppelkeuzes waarna je een keuze kunt maken uit: Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld.
Stap 1: OnView geeft aan of het een Inkomsten, Uitgaven betreft op basis van een positief of negatief transactie bedrag. Dit kan gewijzigd worden. Daarna kan je uit de dropdown de bijbehorende Inkomsten- of Uitgavenrubriek kiezen of Aflossingen schuld kiezen:
Stap 2: Klik op het koppel-icoon, dan opent zich een pop-up waarin je een koppeling kunt maken. Je ziet transactiegegevens, daarna kan je een keuze maken uit: Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld.
- OnView geeft aan of het een Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld betreft:
- Daarna kan je de gewenste Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld kiezen:
- Ook kan je direct een nieuwe rubriek aanmaken, door op de knop 'Nieuwe aanmaken…' te klikken:
Stap 3: Als je dit voor alle transacties met tegenrekening en een omschrijving wilt toepassen, moet je de checkbox 'Geldig voor iedere transactie met deze tegenrekening' aanzetten.
Stap 4: Gebruik het veld omschrijving bij de transactie koppeling wanneer er meerdere transacties van eenzelfde tegenrekening komen die verschillend gerubriceerd moeten worden. Bijvoorbeeld: Wanneer er inkomsten van de belastingdienst van hetzelfde rekeningnummer komen, maar het wel andere transacties kunnen zijn. Zorgtoeslag, Huurstoeslag en KGB. Het omschrijvingsveld wordt dan gebruikt om onderscheid hierin te maken. Gebruik altijd een omschrijving die in de transactie omschrijving voorkomt. Maak deze zo kort en uniek mogelijk om de beste automatische koppeling op te zetten.
Daarnaast adviseren wij om de checkbox 'alleen met deze bedragen' alleen aan te vinken wanneer dit nodig is. Vaak is alleen een koppeling op tegenrekening al voldoende. De omschrijving wordt dan nog gebruikt om transacties te rubriceren van bijv. de belastingdienst. Het bedrag wordt meestal alleen gebruikt wanneer van diverse transacties het tegenrekeningnummer en omschrijving hetzelfde zijn, maar enkel het bedrag anders is.
Vink je standaard 'alleen met deze bedragen' aan, ben je er dan van bewust, dat met 1 cent afwijking, desbetreffende transactie niet gekoppeld wordt.
Waarom is een transactie ontkoppeld, terwijl er wel een koppeling eerder gelegd is?
Er zijn een paar oorzaken waarom een transactie niet reageert op een automatische koppeling:
• Na verloop van tijd is het tegenrekeningnummer gewijzigd. OnView weet dat niet en er moet opnieuw een automatische koppeling gelegd worden.
• Na verloop van tijd is de omschrijving gewijzigd. OnView weet dat niet en er moet opnieuw een automatische koppeling gelegd worden.
• Er zijn andere automatische koppelingen die voorrang krijgen. Bijvoorbeeld een koppeling op hetzelfde tegenrekeningnummer zonder omschrijving. OnView pakt mogelijk die andere koppelingsregel. Deze moet echter eerst verwijderd worden alvorens de nieuwe regel kan gaan werken.
D.m.v. 'Koppelbeheer' kun je inzage krijgen in eerdere automatische koppelingen op het moment dat je een nieuwe koppeling gaat leggen. Op deze manier geven we duidelijkheid over de manier waarop automatische koppelingen werken en het beheer ervan vereenvoudigen.
Daarnaast adviseren wij om de checkbox 'alleen met deze bedragen' alleen te selecteren wanneer dit nodig is. Vaak is alleen een koppeling op tegenrekening al voldoende. De omschrijving wordt dan nog gebruikt om transacties te rubriceren van bijv. de belastingdienst. Het bedrag wordt meestal alleen gebruikt wanneer van diverse transacties het tegenrekeningnummer en omschrijving hetzelfde zijn maar enkel het bedrag anders is.
Vink je standaard 'alleen met deze bedragen' aan, ben je er dan van bewust, dat met 1 cent afwijking, desbetreffende transactie niet gekoppeld wordt.
Koppelen vanuit hoofdmenu 'Bank' via menu-item 'Transacties'
Het koppelen van transacties kan ook vanuit het hoofdmenu 'Bank' via menu-item 'Transacties'. In dit scherm zie je alle transacties die vanuit de bank zijn geïmporteerd.
Stap 1: Om vanuit Hoofdmenu 'Bank' via menu-item 'Transacties' te koppelen start je eerst met de dossierselectie.
Stap 2: Kies dan de gewenste rekening van het geselecteerde dossier selecteren en maak een datumselectie. Daarna moet je op 'Zoeken' klikken.
Stap 3: Ook kan je gebruik maken van de zoekfunctie, je gaat dan zoeken in 'Omschrijving'.
Als je transacties in beeld hebt, kan je transacties gaan koppelen aan Inkomsten, Uitgaven en Aflossingen schuld.
