HulpcentrumUitleg over de verschillende opties in tabblad Basisgegevens
De inrichting en werking van veel velden binnen OnView wordt bepaald in tabblad Opties. Hier wordt bepaald hoe een veld zich moet gedragen. Hiervoor ga je naar Instellingen menu en klik op 'Basisgegevens'.
Standaard Instellingen
De instellingen die met de checkboxen bij Standaard instellingen gemaakt kunnen worden zijn geldig voor de gehele organisatie.
- Sorteervolgorde van dossiers: Deze radiobuttons geven aan of de dossiersortering in de gehele applicatie op Dossiernummer of Achternaam cliënt gesorteerd moet worden.
- Nieuwe notitie: Als de checkbox 'Nieuwe notitie' wordt aangevinkt, staat bij iedere nieuwe notitie het vinkje 'Op dashboard laten zien' standaard aangevinkt. Hiermee wordt een notitie meteen zichtbaar in het dashboard en niet pas bij de datum 'Verloopt op' of 'Herinner mij op'.
- Nieuwe actie: Als de checkbox 'Nieuwe actie' wordt aangevinkt, staat bij iedere nieuwe actie het vinkje 'Op dashboard laten zien' standaard aangevinkt. Hiermee wordt een actie meteen zichtbaar in het dashboard en niet pas vanaf de startdatum.
- Schulden: Als de checkbox 'Schulden' wordt aangevinkt, ontstaat er bij het invoeren van een schuld een extra veld waar een eigen nummer ingevoerd kan worden. In het overzicht Schulden kun je dan sorteren op nummer (beginnen met 001, 002 etc.)
- SHV: Als de checkbox 'SHV' wordt uitgevinkt, zijn de buttons Uitdelings- en Vorderingenlijst in het Schuldenmenu niet meer zichtbaar.
- Afbeeldingen van cliënten: Als de checkbox 'Afbeeldingen van cliënten' wordt aangevinkt, ontstaat de mogelijkheid om 'Afbeeldingen van cliënten' te uploaden in het dossier bij tabblad cliënt en partner. Afbeeldingen van cliënten zijn bijzondere persoonsgegevens en worden om die reden niet altijd meer gebruikt.
- Digitaal Archief: Als de checkbox 'Digitaal archief' is aangevinkt, kunnen documenten in menu-item Digitaal archief ook aan afgesloten dossiers worden toegevoegd. Standaard worden afgesloten dossiers niet meer in de keuzelijst bij digitaal archief zichtbaar.
- Verslagen: De mogelijkheid om PDF toe te kunnen voegen aan een verslag.
- Verwijzer: Als de checkbox 'Verwijzer' is aangevinkt, verschijnt bij tabblad 'Opties' bij de cliënt het veld Verwijzer. Hier kan de organisatie vermeld worden die de cliënt verwezen heeft.
- Aanmeldredenen: Als de checkbox 'Aanmeldredenen' is aangevinkt, verschijnt bij het aanmaken van een nieuw dossier een dropdown met een aantal standaard aanmeldredenen. Via het groene plusje kunnen de standaard aanmeldredenen uitgebreid worden. Bij bestaande dossiers is de aanmeldreden terug te vinden in cliënt tabblad 'Opties'.
- Afsluitredenen: Als de checkbox 'Afsluitredenen' is aangevinkt, verschijnt bij het afsluiten van een dossier een dropdown met een aantal standaard afsluitredenen. Via het groene plusje kunnen de standaard afsluitredenen uitgebreid worden. Bij bestaande dossiers is de afsluitreden terug te vinden in cliënt tabblad 'Opties'.
- Factuurnummer: Het veld 'Factuurnummer' is als variabel veld te gebruiken in de brieventemplates en genereerd een oplopend factuurnummer.
Vrije dossiervelden:
Bij de instellingen van de vrije dossiervelden worden de labels ingericht die zichtbaar zijn in tabblad Opties bij de cliëntgegevens. Deze vrije dossiervelden zijn te gebruiken in het dossier als variabele in de brieveneditor of om als widget op het dossierdashboard te laten zien.
Wanneer deze vrije dossiervelden zichtbaar moeten zijn in de widget op het dossierdashboard, moet de checkbox 'Dashboard' achter het vrije dossierveld aangevinkt zijn.
Vrije gebruikersvelden:
Door gebruik te maken van de vrije gebruikersvelden zijn er extra variabele velden bij de gebruikers in te richten. Deze vrije gebruikersvelden zijn specifiek om gegevens van een medewerker, zoals b.v. een doorkiesnummer, bij de gebruikers in te kunnen voeren. Als deze velden zijn ingevuld bij een gebruiker kunnen ze ook als variabele gebruikt worden in de brieveneditor in een template.
Vrije schuldenvelden:
De vrije schuldenvelden zorgen ervoor dat een schuldhulpverlener extra informatie kwijt kan in de schulden van een dossier. Er zijn 7 vrije schuldenvelden die voor de gehele organisatie gebruikt kunnen worden. Bij Instellingen - Basisgegevens kunnen de labels bepaald worden voor deze vrije schuldenvelden.
In het dossier bij Schulden is een knop "Vrije tekstvelden'. In deze pop-up kan de gebruiker de 7 schulden velden invullen voor het specifieke dossier. Als deze velden zijn ingevuld bij een dossier, kunnen ze ook als variabele gebruikt worden in de brieveneditor in een template.
Standaard mailtekst
De brieven worden verstuurd vanuit OnView en als bijlage aan een mail toegevoegd. De standaard mailtekst voor mailen kan hier ingesteld worden. Dit kan helemaal in de eigen huisstijl aangepast worden.
Een afbeelding toevoegen aan de standaard mailtekst kan door een 'link' van het logo te gebruiken. Vaak staat het logo op de eigen website waar je de afbeelding kunt kopiëren via de rechtermuisknop. In 'Standaard mailtekst' bij de Instellingen in OnView kan bij afbeeldingen invoegen de link geplakt worden.
In de uiteindelijke mail zal de standaard mailtekst automatisch zichtbaar zijn. Deze kan per mail nog aangepast of uitgebreid worden.