Een dossier splitsen

Het splitsen van een dossier in OnView is mogelijk. Het splitsen van een dossier is nodig als er sprake is van een scheiding. Maar het is ook te gebruiken als de partner is overleden en de cliënt als een enkelvoudig dossier verder gaat in het traject.

Het splitsen moet je alleen uitvoeren wanneer de gezamenlijke Eindrekening en Verantwoording goedgekeurd is ontvangen van de rechtbank. Na het splitsen zijn er 2 aparte dossiers en kunnen er geen wijzigingen meer uitgevoerd worden op gezamenlijke verslagen.

LET OP: Het splitsen van een dossier is onomkeerbaar. OnView heeft niet de mogelijkheid om 2 dossiers samen te voegen (wel om 2 dossiers aan elkaar te linken, zie artikel partnerdossiers).

Start van een dossier splitsing

Wanneer je er zeker van bent dat het partnerdossier klaar is voor een dossier splitsing neem je de volgende stappen:

Stap 1: Zorg dat bij Partner de persoon staat waar een nieuw dossier van moet worden aangemaakt. Mocht dit niet het geval zijn, kan je schriftelijk een Cliënt-Partner swap aanvragen bij onze Servicedesk.

Stap 2: Ga naar Cliënt tabblad 'Opties' en klik op de wegwijzer-icoon rechts in het scherm. Hier start het splits pop-up venster. Als je het wegwijzer-icoon niet ziet, heb je waarschijnlijk niet de rechten om een dossier te mogen splitsen. Dit kan een OnView gebruiker met Administrator rechten voor je aanzetten in Instellingen - Rechten - tabblad 'Extra' - Dossier splitsen

Stap 3: Het klikken op de wegwijzer-icoon opent het splitsen detailscherm. Geef in deze pop-up de datum op vanaf wanneer het dossier gesplitst mag worden. (Deze splitsdatum kan nooit in de toekomst liggen)

Stap 4: De gegevens van de partner ga je naar een nieuw dossier kopiëren.

Stap 4: Geef aan of er rekeningen mee moeten naar het nieuwe dossier. Deze zijn dan niet meer beschikbaar in het oude dossier en worden daar gearchiveerd.

Als er voor het nieuwe dossier ook nieuwe rekeningen worden geopend, dan is het niet nodig rekeningen mee over te nemen.

Splitsen van de inhoud

Wanneer de start van een splitsing is uitgevoerd, opent een splitsscherm met 5 tabbladen. Hier kan je aangeven welke onderdelen van het dossier achterblijven en welke mee overgaan naar het nieuwe dossier.

Tabblad 'Dossiers':

Boven in dit tabblad staat het originele dossiernummer en het (tijdelijke) nieuwe dossiernummer. In menu 'Cliënt' kan het dossiernummer naderhand aangepast worden.

Onder de dossiernummers bij het splitsscherm staan 2 kolommen. In de linkerkolom staan gegevens die in het huidige dossier achterblijven. In de rechterkolom staan de gegevens die meegaan naar het nieuwe dossier. De keuze voor de verhuizing van de bankrekeningen uit stap 3 zijn hier ook zichtbaar.

Het 2^e blok in het tabblad 'Dossiers' van het splitsscherm geeft aan of de eventuele kinderen in het huidige dossier blijven staan of meegaan naar het nieuwe dossier. Ditzelfde geldt voor het vermogen. Via de blokjes met de pijltjes kunnen de betreffende gegevens nog naar het andere dossier verplaatst worden.

Wanneer er bepaalde zaken eigenlijk in beide dossiers horen, dan kun je dit in het nieuwe dossier straks handmatig toevoegen. Oude (gearchiveerde) bankrekeningen worden niet meer meegenomen in de controle na het splitsen. Klik vervolgens op de knop 'Doorgaan' rechtsonder.

Tabblad 'Inkomsten':

In het budgetplan van het huidige dossier is al aangegeven welke inkomsten bij welk persoon horen. OnView doet op basis daarvan al een voorstel. Als dit toch anders moet staan, kunnen via de blokjes met de pijltjes de betreffende gegevens nog naar het andere dossier verplaatst worden. Alles gezet zoals het moet worden, klik dan op de knop 'Doorgaan' rechtsonder.

Tabblad 'Uitgaven':

In het budgetplan van het huidige dossier is al aangegeven welke uitgaven bij welk persoon horen. OnView doet op basis daarvan al een voorstel. Als dit toch anders moet staan, kan je via de blokjes met de pijltjes de betreffende gegevens nog naar het andere dossier verplaatsen.

Meldingen bij dossier splitsen

Onder de Uitgaven voor het nieuwe dossier staat: Uitgaven die gecorrigeerd moeten worden. De Uitgaven die daar staan hebben een betaaladvies. Echter blijft de bankrekening bij het originele dossier. Er zal een andere bankrekening gekozen moeten worden.

Dit kan je doen door op het potlood-icoon te klikken voor de Uitgave. Dan krijg je een dropdown met de bankrekeningen waar je uit kan kiezen. Als er nog geen bankrekening bekend is, kies je (Geen).

Tabblad 'Schulden':

In het budgetplan van het huidige dossier is al aangegeven welke schuld bij welke persoon hoort. OnView doet op basis daarvan al een voorstel. Als dit toch anders moet staan kan je middels de blokjes met de pijltjes de betreffende gegevens nog naar het andere dossier verplaatsen.

Wanneer er bepaalde schulden eigenlijk in beide dossiers horen, kan je deze in het nieuwe dossier later handmatig toevoegen. Een schuld die meegaat naar het nieuwe dossier wordt in het huidige dossier gearchiveerd onder tabblad 'Archief' in de schuldenlijst, zodat de historie van de schuld teruggevonden kan worden.

Tijdens het splitsen is dat zichtbaar in de linkerkolom bij het blok 'Schulden die gearchiveerd gaan worden'.

Ook bij schulden kan je de melding krijgen 'Schulden die gecorrigeerd moeten worden' (bij het nieuwe dossier).

De Schulden die daar staan hebben een betaaladvies. Echter blijft de bankrekening bij het originele dossier. Er zal een andere bankrekening gekozen moeten worden.

Dit kan je doen door op het potlood-icoon te klikken voor de Schuld. Dan krijg je een dropdown met de bankrekeningen waar je uit kan kiezen. Als er nog geen bankrekening bekend is, kies je (Geen).

Tabblad 'Reserveringen':

Voor de reserveringen is niet aan te geven dat ze mee moeten verhuizen. Reserveringen in het nieuwe dossier kunnen handmatig opnieuw aangemaakt worden na het splitsen van het dossier.

Splitsen

Alle gegevens zijn gecontroleerd. Je kan nu op het 'Splitsen' knopje klikken. Je krijgt dan een pop-up 'Splitsen starten', mat de vraag 'Weet u zeker dat u dit dossier wilt gaan splitsen?
Gemaakte wijzigingen kunnen niet meer ongedaan worden gemaakt.'

Als je op 'Ja' klikt, verschijnt er een lijst met controle vinkjes die alle te splitsen stappen doorlopen.

Zowel in het oude als het nieuwe dossier is nu een enkel wegwijzer-icoontje te zien.

Wanneer daarop geklikt wordt, opent zich een pop-up die de gegevens laat zien van de splitsing. Als je op het boekje klikt, achter het dossiernummer van het nieuwe dossier, kom je in het dossier van de voormalige partner.