HulpcentrumDigitaal Archief
Dagelijks komt er een enorme hoeveelheid post binnen. Het doorlezen en digitaliseren van deze poststukken is een arbeidsintensieve taak. OnView heeft Digitaal Archief ontwikkeld om dit proces zoveel mogelijk voor onze gebruikers te automatiseren.
Er zijn diverse documentstromen binnen je bedrijf. Zo ontvang je post in je brievenbus, maar tegenwoordig steeds meer per mail. Daarnaast heb je de mogelijk veel bestanden op diverse pc’s staan. Om al deze bestanden in OnView te krijgen zijn er meerdere koppelingen naar digitale archivering systemen. Voor alle koppelingen die OnView aanbiedt zie onze website.
Een digitaal archiveringsysteem verzamelt de diverse stromen aan scandocumenten, emails en bijlagen. En daarvanuit verzend je direct naar je eigen OnView account. In OnView lees je het poststuk door en geef je het de juiste naam en plaats.
Tabblad Zoeken
De geplaatste documenten zijn op 2 manieren terug te vinden:
- Op dossierniveau in de documentstructuur in het Cliëntenmenu.
- Via een OCR-filter in OnView Digitaal Archief geef je een zoekwoord in. Dat kan in de bestandsnaam zitten, maar ook in de gescande OCR-tekst. Je kan hier dus ook op inhoud terugzoeken (dus ook via contactgegevens) bij tabblad 'Zoeken' in het hoofdmenu 'Digitaal Archief':
| Zoek | D.m.v. OCR kunnen documenten op woorden doorzocht worden. Het is mogelijk om dit ook bij afgesloten dossiers te doen. Geef dit dan wel aan bij instellingen - Basisgegevens. |
| Dossier | Naam cliënt |
| Adres | Adres van de organisatie kan aan het document toegevoegd zijn |
| Status | Zoeken in gelezen en ongelezen post |
| Soort | Zoeken in Scan, Email of Zelf toegevoegd |
| Datum | Toevoegen van datum |
Bij tabblad 'Documenten' vind je alle documenten in het archief terug. Klik op het archief-icoon en aan de rechterzijde van je scherm zie je alle documenten.
Klik je op het zwarte driehoek-icoon links, naast het documenten-icoon, dan komen ook alle sub-archiefmappen tevoorschijn en kan je de documenten per map bekijken voor alle dossiers.
Er zijn beperkt aantal instellingen mogelijk via Instellingen. Je kan hier de archiefstructuur aanpassen en zo mogelijk per dossier een andere structuur aanmaken. Dit zijn de gele mappen die je kiest bij het plaatsen van een dossier. Zie handleiding 'Archief structuur'