Communicatie: Templates

Templates

Er zijn veel mogelijkheden voor het maken van brieven en templates in OnView. Het begint allemaal met het maken van templates (ook wel sjablonen genoemd) in het hoofdmenu 'Brieven'. Let op: Wanneer er gebruik gemaakt wordt van VoIP, wordt 'Brieven' vervangen door 'Communicatie'. Deze templates worden op dusdanige wijze gemaakt dat ze bij iedere dossier te gebruiken zijn. Om deze templates aan te maken kunt u gebruik maken van het artikel Dossierbrieven.

In OnView zijn er 2 locaties waar het mogelijk is om met brieven bezig te zijn:

• Boven in de werkbalk = Hoofdmenu 'Brieven' of 'Communicatie'.
• In het dossiermenu. 

In deze handleiding staat uitleg over het gebruiken van brieven in het dossiermenu. Let op! Hier worden enkel brieven aangepast en verzonden. Het aanmaken van templates wordt via het hoofdmenu 'Brieven' of 'Communicatie' gedaan. In deze handleiding wordt ingegaan op het verzenden van brieven. 

Let op: Ben je werkzaam in 2 of meerdere sessies, houd dan het volgende in de gaten:
Je kan niet in 2 sessies tegelijkertijd dezelfde brief gaan bewerken (ook al is dit voor verschillende dossiers), dit zorgt voor foutmeldingen bij het samenvoegen en printen.

Templates selecteren 

Wanneer je een brief wilt gaan verzenden naar verschillende geadresseerden van een dossier, dien je als eerste een template aangemaakt te hebben. 

Als er een template aangemaakt is in het hoofdmenu, kan deze gebruikt worden in elk dossier. Je gaat dan naar het desbetreffende dossier en vervolgens klik je het uitklapmenu 'Communicatie' met het driehoekje open. Hier staan vijf menu-items onder.

Bij het menu-item 'Templates' staan alle mappen met briefsjablonen die eerder zijn aangemaakt. Wanneer je een brief wilt gaan versturen, selecteer je hier een template die je wilt gaan gebruiken.

Uitleg icoontjes bij templates rechtsboven in het scherm in een dossier:

• Vergrootglas-icoon: Zoek op titel van de template. 
• Plus-icoon: Met het plus-icoon worden alle templates in de mappen zichtbaar.
• Min-icoon: Met het min-icoon worden alle templates en mappen opgeborgen. 

Op 2 manieren kan een template geopend worden: 

• Door op de naam van de template te klikken
• Door met de rechtermuisknop te klikken op een template en vervolgens op het potlood-icoon te klikken. 

Er kan vooraf een mappenstructuur aangemaakt worden bij de instellingen 'Briefstructuur' Deze mappenstructuur kan altijd nadien gewijzigd worden.

Wanneer er een brief is geselecteerd, wordt het template geopend in de brieven editor. Hier kunnen wijzigingen aan de brief worden verricht indien nodig.

Let op! Wijzigingen die hier worden doorgevoerd, worden niet gewijzigd in de originele templates in het hoofdmenu die eerder zijn aangemaakt.

Contact selecteren

Wanneer je een brief gaat versturen, dan gebeurt dit aan de hand van verschillende contacten. Deze contacten dien je per brief te selecteren, dat gaat als volgt:

Door op de knop 'Selecteer adressen' te klikken verschijnt er een pop-up met de gekoppelde contactpersonen voor het betreffende dossier.

Let op! Je dient dus contacten te hebben gekoppeld aan het dossier. (Het adresboek dient hiervoor gevuld te zijn, zie ook uitleg hoofdstuk in het artikel over Adressen).

Mailen of printen met adresselectie

Afhankelijk van de keuze een brief te versturen via de mail of per post kan een selectie van de juiste adressen gemaakt worden. Wil je alle adressen aanschrijven, kies je voor het vinkje in de tabel naast 'Adres'. Wil je alleen de adressen selecteren met een geldig e-mailadres, dan maakt u gebruik van de knoppen bovenin (uitleg knoppen worden verderop uitgelegd). 
Tevens kan ervoor gekozen worden de brief ook te versturen naar de cliënt, zodat uw cliënt een CC ontvangt van de te versturen dossierbrief aan externe organisaties. Vink hiervoor de cliënt aan boven in het venster.

Wanneer er geen contact is geselecteerd, kunnen er 2 dingen gebeuren: 

1. Verschijnt deze pop-up alsnog automatisch wanneer je een brief wilt afdrukken/verzenden. Dat komt omdat er adresvariabelen in de template staan en OnView moet die vullen met adresgegevens. 
2. Je kan mailen, maar moet handmatig een mailadres invoeren. Dit gebeurt alleen wanneer er geen adresvariabelen in de template zijn opgenomen.

Uitleg over de knoppen: 

• @-icoon: Selecteer alle adressen met emailadres. 
• @ met kruis-icoon: Selecteer alle adressen zonder emailadres. 
• Adresboek met pijl naar boven-icoon: Selecteer alle adressen gekoppeld aan een inkomsten. 
• Adresboek met pijl naar beneden-icoon: Selecteer alle adressen gekoppeld aan een uitgaven. 
• Kassa-icoon: Selecteer alle adressen gekoppeld aan een schuld als schuldeiser. 
• Deur-icoon: Selecteer alle adressen gekoppeld aan een schuld als deurwaarder. 
• Personen-icoon: Selecteer alle adressen van betrokkenen. 
• Het laatste icoon: Geeft een overzicht van de crediteuren

Tip: Wanneer een adres nog geen geldig e-mailadres heeft, klik dan dubbel op het veld van het e-mailadres. Hier kan je het e-mailadres typen. Vervolgens vink je de checkbox erachter aan, om dat e-mailadres op te slaan bij het betreffende contact.

De variabele contactreferentie: 

In de template kan de variabele contactreferentie opgenomen worden. Hoe je variabelen moet toevoegen aan de template kan je vinden in het artikel Dossierbrieven. Wanneer je deze variabele hebt opgenomen in een brief, kan je bij de adressenselectie ook aangeven welke variabelen je wilt vernoemen in deze brieven. De referenties worden gevuld vanuit de velden 'Referentie' die je vindt bij uitgaven/schulden en notities.

Samengevoegde velden bekijken

Gaat als volgt:

1. Bij tabblad 'Bestand' 
2. Staan onder 'Bekijk de samengevoegde gegevens' de gegevens van de cliënt die door de variabele velden automatisch gevuld gaan worden. Zo kan je controleren hoe de opmaak van de brief gaat worden.
3. Wanneer er meerdere adressen zijn geselecteerd, dan kan er via de blauwe pijltjes die ernaast staan, bekeken worden welke verschillende contacten er geselecteerd zijn door er doorheen te ‘bladeren’. De data in de brief zal dan veranderen, afhankelijk van welke contacten er zijn geselecteerd.

Opslaan als concept

Het is wel eens nodig om een template voor te bereiden, maar dan tijdelijk nog even op te slaan, alvorens deze definitief te verzenden. Als er dan eventuele wijzigingen zijn verricht, kan je de brief 'Opslaan als concept'. Bij tabblad 'Bestand' staat het icoon 'Opslaan als concept'.

Hier kan de conceptbrief meteen in desbetreffende map worden opgeslagen en kan de naam van de brief worden gewijzigd. Hiermee wordt bepaald hoe deze brief wordt opgeslagen bij Concepten.

Er kan vervolgens weer verder worden gewerkt in de conceptbrief. Mocht je op een later tijdstip verder willen werken aan de conceptbrief, dan vind je de brief terug bij concepten in de daarvoor bestemde map.

Zie ook het artikel Concepten. 

Mailen, printen, PDF of Word

Wanneer de juiste brieventemplate is geselecteerd, zo nodig is aangepast en de juiste adressen zijn geselecteerd, kan de brief verzonden worden. Dit kan via de icoontjes op het tabblad 'Bestand' van de brieven editor. Kies voor Printen om de PDF uit te printen op je eigen printer. De mogelijkheid om het bestand te exporteren naar PDF of Word kan ook via deze icoontjes. Zowel het printen als de PDF en Word-knop zorgen ervoor dat de brieven bij de verzonden templates terecht komen.

Je kan ook voor de mailknop kiezen. Er opent zich dan een mailscherm waarin je de geselecteerde e-mailadressen van de contacten ziet. Je ziet dat de brief al als PDF is toegevoegd. Je kan hier de standaard mailtekst nog aanpassen en eventueel nog extra bijlagen toevoegen.

Persoonlijke e-mail 

Het is mogelijk om gebruik te maken van mailen vanuit een persoonlijk e-mailadres. We raden aan dit eventueel samen te doen met je systeembeheerder. Om hiervan gebruik te kunnen maken, vind je de uitleg bij Gedeelde bedrijfsmail. De helpdesk kan hierbij niet helpen, omdat zij niet op de hoogte zijn van de gegevens die hiervoor voor nodig zijn, dat weet alleen de systeembeheerder. Je kan de handleiding gedeelde bedrijfsmail delen met je systeembeheerder.

Zodra de persoonlijke e-mail juist is ingesteld, is het mogelijk om bij het mailen van een brief, een keus te maken uit mailadressen (ingegeven bij Instellingen) doormiddel van een dropdown-menu. 

Door gebruik te maken van persoonlijke e-mail, verschijnt automatisch ook de verzonden mail in je eigen mailbox en niet alleen in het OnView 'menu Gemaild'.

Let op: Mocht je niet kunnen kiezen tussen meerdere mailadressen, vraag dan bij je administrator na of je hier wel de rechten voor hebt gekregen in OnView.