HulpcentrumGemaild
Er zijn veel mogelijkheden voor het maken van brieven en templates in OnView. Het begint allemaal met het maken van templates (ook wel sjablonen). Deze templates worden op dusdanige wijze gemaakt dat ze bij iedere dossier te gebruiken zijn. Om deze templates aan te maken kan je gebruik maken van het artikel Dossierbrief.
In OnView zijn er 2 locaties waar het mogelijk is om met brieven bezig te zijn:
- Boven in de werkbalk bij Hoofdmenu 'Brieven' of 'Communicatie'.
- In het dossiermenu.
In deze handleiding wordt ingegaan op de brieven in het dossiermenu. Dit gebeurt in een dossier in het menu aan de linkerkant.
Let op! Hier worden enkel brieven aangepast en verzonden. Maak een template aan in Hoofdmenu Communicatie.
Wanneer je een e-mail verstuurd in OnView zijn er meerdere velden die ingevuld kunnen worden:
| Mailing naar | Dit veld kan grijs zijn, de geadresseerde van de mail dient dan van te voren te worden geselecteerd via 'Selecteren’ in de brieven editor. (Dan wordt dit veld automatisch gevuld). |
| Onderwerp | Hier kan je het onderwerp ingeven. |
| Bericht | Eventuele tekstuele toelichting, deze wordt geplaatst in de mail zelf. |
| Bijlage | Er is de mogelijkheid om eventueel 3 extra bijlagen toe te voegen. |
Na het invullen van de velden druk je op 'Ok' en wordt de brief verzonden.
Let op! De brief die je verzendt, wordt in de bijlage als '.pdf' meegestuurd en hoef je niet te selecteren bij bijlagen.
Uitleg gemaild
Brieven die zijn 'gemaild' komen terecht onder het menu-item 'Gemaild'. Ook hier zie je de mappenstructuur weer terug. Je kan gemailde brieven zien als een archief van de verstuurde documenten. Tevens kan je hier zien wanneer de brief is verzonden. Zo heb je een historie van al uw gemailde brieven.
Er is de mogelijkheid om te selecteren op datum. De kolom volgorde en breedte kan gewijzigd worden.
Opties om gemailde brief nogmaals te verwerken:
- Het PDF-icoon: Het is mogelijk om gemailde brieven op te slaan als een pdf. En vandaaruit dan ook te printen.
- Het brief-icoon: De gemailde brief kan nogmaals vanuit OnView gemaild worden. Het is te controleren welk 'bericht' je aan de mail had toegevoegd. Klik op het brief-icoon en desbetreffende tekst staat hier vermeld.
Automatisch zal het onderwerp van de brief gevuld worden met het dossiernummer/naam van cliënt en tevens het kenmerk/referentie dat gekoppeld is aan het contact.
Wijzigen van documentnaam
Het is mogelijk om het onderwerp van verzonden te wijzigen.
Via het menu 'Communicatie' - menu 'Verzonden' ga je met je cursor op desbetreffende document staan en klik je met de rechtermuisknop.
Er komen dan 3 opties naar boven:
- Het potlood-icoon: Door op het potlood-icoon te klikken, kan de naam gewijzigd worden van de conceptbrief. (Ook kan je het concept openen/bewerken door op de blauwe titel te klikken).
- De hernoem-icoon: Voor het wijzigen van de titel of map waarin het concept in opgeslagen is.
- Het kruis-icoon: Door op het rode kruisje te klikken kan je het concept verwijderen.
Aan het paperclip-icoon voor de titel van de brief kan je zien of er aan de brief wel of geen bijlage is meegestuurd. Zie je een paperclip-icoon, dan weet je dat er bijlagen toegevoegd waren.
Maak je gebruik van mailen vanuit persoonlijke e-mail, dan verschijnt ook je verzonden mail in je eigen mailbox.