Cliënttabblad: Tabblad 'Opties' geeft veel extra mogelijkheden

Cliënt - Tabblad 'Opties'

In tabblad 'Opties' worden diverse instellingen weergegeven die voor het dossier van toepassing zijn. Een aantal van deze opties vereisen een inrichting in het instellingen menu bij basisgegevens. In dit artikel beschrijven we:

• Vrije velden

• Ontvang transactierapport

• Dossier Splitsen

• Aanmeldreden

• Afsluitreden

• Verwijzer/bewindvoerder

• Dossier linken

Vrije dossiervelden

Vrije dossiervelden zijn de velden die je organisatie nodig heeft binnen een dossier, maar die OnView niet als standaard heeft aangemaakt. Met deze vrije dossiervelden kunnen extra variabele tekstvelden aangemaakt worden.  Deze velden zijn in de brieveneditor te gebruiken als variabel veld.

Ieder vrij dossierveld kan een eigen 'label' krijgen, waardoor de naam die voor het veld staat te bepalen is. Dit kan ingericht worden in het menu 'Instellingen' bij 'Basisgegevens' onder het kopje 'Vrije dossiervelden'. 

Het is ook mogelijk om deze vrije dossiervelden standaard in een widget op het Dossier Dashboard te zien. Dit kan bij de Instellingen bij Basisgegevens aangevinkt worden middels checkbox 'Dashboard'.

Periodiek transactierapport

De checkbox 'Ontvangt transactierapport' aanvinken zorgt ervoor dat dit dossier automatisch geselecteerd wordt in de lijst met cliënten die periodiek een papieren transactierapport ontvangen. Deze functie zorgt ervoor dat maandelijks niet een grote handmatige selectie gemaakt moet worden voor cliënten die een papieren transactieoverzicht per post moeten ontvangen.

Het maken van een periodiek transactieoverzicht gaat via het menu 'Rapporten' bij het rapport 'Transacties' onder 'Bank rapporten'. De knop 'Selecteer Dossier(s)' geeft alle dossiers weer waarvan de dossiers al aangevinkt zijn die in tabblad 'Opties' de transactierapport markering aan hebben staan.

De checkbox is ook aan te zetten vanuit de transactierapport selectie. Dan selecteer je alle dossiers die maandelijks een transactierapport moeten ontvangen. Daarna klik je op 'Huidige waardes doorvoeren voor Optie: ‘Ontvangt transactierapport’. Bij een volgende keer openen van het transactieoverzicht staat de dossierselectie weer met alle juiste dossiers aangevinkt (wil je dit ongedaan maken dan deselecteer je alles of enkele en sla je opnieuw op).

Dossier Splitsen

Een dossier splitsen mag uitgevoerd worden door een medewerker die hiervoor de juiste rechten heeft. De rechten om dossiers te splitsen worden aangezet bij Instellingen - Rechten - tabblad 'Extra'.

Voordat het splitsen van een dossier uitgevoerd wordt, moeten alle handelingen die als partnerdossier zijn ingezet eerst worden afgerond. Bij dossier splitsen moet eerst de Eindrekening & Verantwoording afgerond zijn met status goedgekeurd van de Rechtbank. Na het splitsen van het dossier kan de gezamenlijke R&V niet meer aangepast of verzonden worden. Voor dossier splitsen is een handleiding gemaakt.

Aanmeldreden

Bij het maken van een nieuw dossier kan een aanmeldreden geselecteerd worden. In een lopend dossier kan de aanmeldreden bij tabblad 'Opties' nog geselecteerd of gewijzigd worden. Om het veld 'Aanmeldreden' bij een nieuw dossier of tabblad 'Opties' zichtbaar te hebben moet dit bij Instellingen - Basisgegevens aangezet en ingericht worden.

Afsluitredenen

Bij het veld 'Afsluitreden' kan een standaard afsluitreden geselecteerd worden voor het afsluiten van een dossier. Hier wordt de reden van de sluiting van het betreffende dossier gekozen. Het dossier wordt door deze selectie niet direct afgesloten. Bij het afsluiten van het dossier via het menu 'Dossier afsluiten' wordt ook om de afsluitreden gevraagd. Niet iedere gebruiker heeft het recht om het dossier af te sluiten.

Bij Instellingen - Basisgegevens kan de lijst met afsluitredenen worden aangezet, bewerkt en uitgebreid.

Verwijzer/bewindvoerder

Bij het veld 'Verwijzer' en het veld 'Bewindvoerder' is een dropdown met een adresselectie zichtbaar.  Bij 'Verwijzer' kan hier een adres geselecteerd worden die de verwijzende partij van dit dossier is geweest. Het veld 'Bewindvoerder' wordt gebruikt wanneer een cliënt een bewindvoerder heeft en de organisatie voor deze cliënt een ander traject inzet bijvoorbeeld schuldhulpverlening. Kies bij de verwijzer of de bewindvoerder uit de dropdown uit de adressen van dit dossier of koppel een nieuw adres door op het adresboek-icoon te klikken.

De opties 'Verwijzer' en 'Bewindvoerder' verschijnen ook bij het aanmaken van een nieuw dossier. Als de verwijzer of bewindvoerder op het moment van aanmaken nog niet bekend is kan deze later ook in het dossier onder het tabblad 'Opties' aangepast of gewijzigd worden.

Wanneer er een verwijzer of bewindvoerder is toegevoegd bij het aanmaken van het dossier, zal deze ook zichtbaar zijn op het Dossier dashboard.

Is postadres

Het adres van de verwijzer en bewindvoerder worden toegevoegd aan de adressenlijst van het dossier en kunnen geselecteerd worden in de brieveneditor bij adresselectie.  Met de checkbox 'Is postadres' wordt het adres van de bewindvoerder standaard als postadres gebruikt wanneer de cliënt aangeschreven wordt via de brieveneditor. De optie 'Is postadres' wordt gebruikt door organisaties die niet de bewindvoerder zijn van de cliënt, dit zijn meestal schuldhulpverleners.

Dossier linken

Wanneer een dossier gelinkt mag worden aan dit dossier kan dit met de optie 'Dossier linken' gedaan worden. Zo blijven de 2 gelinkte dossiers op zichzelf staan, maar hebben ze wel een connectie. Via de blauwe bovenbalk vind je deze link terug. Hier staat de dossiernaam met daarnaast een link naar het gelinkte dossier. 

Gelinkte dossiers zijn ook via de VTLB-Calculator aan elkaar verbonden. Zo worden inkomsten, uitgaven en kinderen van gelinkte dossiers gebruikt voor een complete VTLB-calculatie.  

Voorbeeld 1: Link een cliëntdossier aan een partnerdossier als beide twee juridische entiteiten zijn. Dat betekent:

• Samenwonend;
• Getrouwd onder huwelijkse voorwaarden;
• Getrouwd vanaf 1-1-2018 in beperkte gemeenschap van goederen;
• Geregistreerd partnerschap met partnerschapsvoorwaarden.

Voorbeeld 2: Link een bewinddossier met een mentordossier in het geval dat voor beide trajecten een apart dossier is opgezet.