HulpcentrumIn het dossiermenu staat het menu-item 'Cliënt'. Wanneer je deze aanklikt, openen de Cliënt tabbladen. In het 1e tabblad 'Cliënt' en het 2e tabblad 'Partner' kunnen alle persoonsgegevens van de cliënt en partner ingevoerd worden.
Checkbox Partnerdossier:
Een partnerdossier betekent dat er 2 cliënten binnen 1 dossier behandeld worden. Kijk voor verdere uitleg in het artikel 'Partnerdossier'.
In tabblad 'Cliënt' en 'Partner' worden in de linkerkolom de naamgeving, BSN en de geboortegegevens geregistreerd. In de rechterkolom bij de cliëntgegevens worden de burgerlijke staat en woonsituatie van een cliënt geregistreerd.
De balk boven de cliënttabbladen staat vast boven ieder tabblad en laat de volgende gegevens zien:
- Dossiernummer: Het dossiernummer kan automatisch gegenereerd worden of handmatig aangemaakt worden bij het aanmaken van een nieuw dossier. In dit veld kan het dossiernummer handmatig nog gewijzigd worden. Er zit een controle op dubbele dossiernummers.
- Startdatum: Hier wordt de startdatum van het dossier ingevuld. Dit kan bijvoorbeeld de 1e aanmelddatum zijn of de start van een traject. Welke datum je hanteert is afhankelijk van de processen binnen je organisatie.
- Dossiertype: De knop 'Dossiertypen' opent een keuzelijst van alle dossiertypen die zijn ingericht via Instellingen. Een dossiertype kan een nieuwe workflow triggeren, dit is afhankelijk van de inrichting bij Instellingen. Een dossier kan meerdere dossiertypen tegelijk hebben.
- Workflow: Met de knop 'Workflow' boven de cliënttabbladen open je de Workflow pop-up. In de Workflow pop-up kan een nieuwe workflow gestart worden. Hier kunnen de actieve workflows zo nodig gearchiveerd worden. In het tabblad archief bij de Workflow pop-up kunnen gearchiveerde workflows heropend worden. Het klok icoontje achter de knop Workflow geeft de historie van de workflows in dit dossier aan.
- Status: Is een veld dat gebruikt kan worden om eigen statussen in weer te geven. Dit veld kan ingericht worden via Instellingen. Het veld 'Status' is optioneel te gebruiken en kan in Instellingen uitgeschakeld worden.
- Hoofdbeheerder: In het veld 'Hoofdbeheerder' kan via een dropdown een gebruiker gekozen worden die als 1e aanspreekpunt dient in het dossier. De hoofdbeheerder heeft altijd het recht het dossier in te zien en te bewerken.
Alle dik gedrukte labels voor de invoervelden geven aan dat deze verplicht zijn. Overige velden zijn optioneel en niet noodzakelijk voor het aanmaken of opslaan van een dossier.
Het veld 'Code'
Het veld 'Code' vindt zijn oorsprong in het registreren van de DigiD code van de cliënt. Het is niet toegestaan om deze code te registreren in het systeem. Het veld 'Code' is daarom een vrij veld geworden waar de inhoud niet in één oogopzicht van in te zien is.
Afbeelding cliënt
In de cliënt- en partnertabbladen is het mogelijk om een afbeelding van de cliënt te laten zien. Deze optie kan ingericht worden in: Instellingen - Basisgegevens - Afbeeldingen van cliënten toestaan. Het is mogelijk om op het cliëntentabblad een afbeelding te uploaden met een maximale grootte van 10 Mb. Foto's van personen vallen binnen de AVG onder bijzondere persoonsgegevens.