Bewaking: Uitgaven gemist

Uitgaven gemist 

Uitgaven gemist is bedoeld als gereedschap om mogelijke afwijkingen te kunnen constateren. De gegevens zijn niet noodzakelijk fout of verkeerd en worden enkel ter controle aangereikt.

Als je de 'Uitgaven Gemist' voor het eerst laadt kan dit enige tijd duren, want de lijst is erg afhankelijk van hoe je de dossiers hebt ingericht en uiteraard het aantal dossiers. In het scherm 'Uitgaven Gemist' worden uitgaven weergegeven die niet zijn binnengekomen en niet zijn gekoppeld aan de bijbehorende transactie. Het moment van verschijnen bij 'Uitgaven gemist' wordt gecontroleerd door op de huidige datum terug te kijken voor de termijn van de betreffende uitgaven.

Als er geen uitgaven zijn betaald vanaf de startdatum van het dossier dan blijft kolom 'Laatst betaald' dus leeg. Wanneer OnView denkt dat iets dubbel is betaald, heeft dit waarschijnlijk te maken met de vorige termijn die dan meer dan x dagen te laat is betaald.

Het is raadzaam om deze lijst bij te houden. Niet alleen voor het up-to-date houden van de gegevens in OnView, maar ook voor de voortgang van de snelheid in OnView. Hoe langer de lijst met transacties, hoe trager OnView wordt.

Het schermoverzicht van 'Uitgaven Gemist' heeft extra mogelijkheden:

• Printer-icoon: Afdrukken
• Twee papieren-icoon: Kopiëren
• Excel-icoon: Exporteren naar Excel
• PDF-icoon: Exporteren naar PDF 

Uitleg kolommen schermoverzicht: 

• Kolom 1 Groene vink-icoon: Hiermee kan je de desbetreffende uitgave naar het tabblad 'Gecontroleerd' verplaatsen. Deze gebruik je als er niets aangepast hoeft te worden in het dossier, maar als je op andere wijze actie moet ondernemen. In het tabblad 'Gecontroleerd' kan je deze altijd terugvinden en eventueel terugplaatsen in het tabblad 'Controle'.
• Kolom 2 Potlood-icoon: Hier opent een pop-up scherm waarmee je het bedrag van de uitgave bij dat dossier kan wijzigen vanaf een bepaalde datum. De uitgave met het oude bedrag wordt dan gesloten en er wordt een nieuwe uitgave aangemaakt met het nieuwe bedrag. Als blijkt dat de termijn van de uitgave gewijzigd moet worden, dan kan je dit doen door in kolom 3 op de dossiernaam te klikken en daar naar de uitgaven in het dossier te gaan. Let op: Als je geen datum invult wordt de uitgave gewijzigd voor de gehele periode dat het dossier in OnView staat, dus ook de historie. 
• Kolom 3 Dossier: Het dossiernummer of naam waar de uitgave betrekking op heeft. Wanneer op de naam wordt geklikt, kan je het desbetreffende dossier raadplegen.
• Kolom 4 Uitgave: De omschrijving van de betreffende rubriek uitgave.
• Kolom 5 Notities: Aan het pin-icoon kan je zien of er notities aan de regel is toegevoegd. Echter als er geen notitie gemaakt is, wordt het pin-icoon in greyed out weergegeven.
• Kolom 6 Bedrag: Het bedrag van de betreffende uitgavenrubriek wat er gemist wordt.
• Kolom 7 Termijn: Termijn van de betreffende uitgaverubriek.
• Kolom 8 Betaald: Hier zie je het bedrag wat daadwerkelijk is binnengekomen na het importeren van de transacties. Als er niets is binnen gekomen staat er € 0,00. Als er meerdere bedragen zijn binnengekomen worden deze opgeteld. Door op het bedrag te klikken zie je het transactieoverzicht met de bedragen.
• Kolom 9 Verschil: Hier wordt het verschil weergegeven tussen het bedrag wat in het budgetplan staat en wat er daadwerkelijk is betaald.
• Kolom 10 Afwijking: Hier wordt het verschil weergegeven in percentages. De beheerder kan via Instellingen- Basisgegevens – Rubrieken per 'Rubriek' aangeven welk maximaal percentage er per rubriek is toegestaan. Dit geldt dan voor alle dossiers. Wanneer het gemiste bedrag buiten dit percentage valt, dan wordt deze in de 'Uitgaven gemist' weergegeven. Hiermee kan je de lijst van uitgaven gemist verkleinen, maar zie je dus ook minder snel als er dingen zijn gewijzigd. Dit kan je ook signaleren door bij automatische koppelingen aanmaken hier rekening mee te houden. Zie hiervoor Handleiding: 'Transacties koppelen'
• Kolom 11 Laatst betaald: Hier wordt aangegeven wanneer deze uitgave voor het laatst is binnengekomen. Als er geen datum staat, betekent dat, dat deze uitgave nog nooit is geïmporteerd in OnView en gekoppeld

Tabblad Gecontroleerd

Als desbetreffende uitgave is gecontroleerd, dan klik je op het vinkje en komt de uitgave in het tabblad 'Gecontroleerd' te staan.