HulpcentrumHet koppelen van een banktransactie is het opzetten van een verbinding tussen de transactie en de inkomsten- of uitgavenrubrieken, ook wel rubriceren.
Transactie koppelen vanuit inkomsten- en uitgavenrubrieken
- Koppelen vanuit inkomsten en uitgaven: Wanneer je voor de 1e keer start met het koppelen van transacties is dit het prettigst vanuit de inkomsten en uitgaven in een dossier.
Bij inkomsten en uitgaven staat het budgetplan. Hierin is af te lezen wat er gebudgetteerd is (zwarte kolom) en wat er daadwerkelijk is binnen gekomen (blauwe kolom).
Wanneer er ongekoppelde transacties in het dossier zijn, betekent dit dat OnView ziet dat er geld is binnengekomen of is uitgegaan, maar nog niet kan vaststellen bij welke rubriek dit bedrag hoort. Daarom wordt dit bedrag bij inkomsten en uitgaven aangegeven met (Overig) en staat onderaan de lijst met inkomsten en uitgaven.
Stappen om een transactie aan een rubriek te koppelen
- Klik in het dossier in de rubriekenlijst onderaan op de tekst 'Overig'. Er opent dan een pop-up met alle ongekoppelde transacties in de geselecteerde periode.
- Klik op het koppelteken voor de transactie. Er opent dan een pop-up met in de linkerkolom alle transactiegegevens. En in de rechterkolom de koppelregels die gebruikt kunnen worden.
- Bepaal of het een Inkomsten, Uitgaven of Aflossingen schuld betreft, OnView stelt zelf een optie voor op basis van het bedrag.
- De dropdown geeft de Inkomsten, Uitgaven of Schulden weer die al in het dossier zijn aangemaakt en binnen de datum van de transactie vallen. Er kan ook direct een nieuwe aangemaakt worden, door op de knop 'Nieuw…' te klikken.
Transacties die vaak voorkomen koppelen
De checkbox 'Geldig voor iedere transactie met deze tegenrekening' vink je aan als deze transactie vaker voor gaat komen. Het systeem gaat deze dan automatisch herkennen en koppelen. Hiervoor kunnen de volgende koppelregels gebruikt worden:
- De Checkbox 'Geldig voor iedere transactie met deze tegenrekening' aanvinken zorgt ervoor, dat alle transacties afkomstig van de tegenrekening gebruikt in deze transactie, aan dezelfde rubriek gekoppeld wordt.
- Als de tegenrekening ook bij andere transacties voorkomt voor andere rubrieken kan het veld "Alleen als de volgende tekst in de omschrijving voorkomt' gebruikt worden. Dit veld vul je met een korte unieke tekst die altijd in de omschrijving vande transactie voorkomt. Hoe korter en unieker, des te zuiverder de koppeling is.
Voorbeeld: De Belastingdienst heeft tegenrekening NL86INGB0002445588. Wanneer je koppelt op alleen tegenrekening staat alles wat er binnenkomt van de Belastingdienst in 1 rubriek. In deze situatie gebruiken we ook een splitsing op omschrijving zoals, 'huurtoeslag', 'zorgtoeslag' of 'KGB'.
- 'Alleen met dit bedrag'. Deze checkbox vink je aan wanneer er van één tegenrekening meerdere verschillende rubrieken gebruikt worden en er geen unieke omschrijving gevonden kan worden, maar wel een uniek bedrag. Let op: Op het moment dat het bedrag afwijkt (al is het maar 1 cent) wordt de transactie niet gekoppeld. Alleen gebruiken als het niet anders kan.
Voorbeeld: Deze situatie komt voor wanneer een Gemeente meerdere bedragen naar de cliënt overmaakt van dezelfde tegenrekening met dezelfde omschrijving. Alleen het bedrag van de transactie is in deze situatie onderscheidend.