Bank: e-facturen inlezen en verwerken (UBL of Peppol)

Uitleg e-facturen

Met e-facturen worden bestanden bedoeld die digitaal worden ontvangen. Dit gebeurt vaak per mail en worden meestal als UBL (of Peppol) formaat aangeboden worden. Dit is een xml-bestandsformaat dat ingelezen kan worden in OnView, waarna er betaald of gearchiveerd kan worden.

E-factuur aan laten zetten in OnView via Settings

E-factuur is een setting die door OnView aangezet kan worden en is beschikbaar voor iedere gebruiker die te maken heeft met UBL-facturen. Deze module zorgt voor organisaties die de mogelijkheid hebben om e-facturen te gebruiken voor snelheid en overzicht. De module wordt los aangeboden in OnView en genereert extra dataverkeer en opslag. Vraag aan je accountmanager of via de servicedesk naar de mogelijkheden en kosten voor de e-factuur module.

Factuur verwerking van e-facturen

In het hoofdmenu ‘Bank’ is een nieuw menu-item ‘Facturen’ aanwezig. Dit bevindt zich helemaal bovenaan in het menu, omdat er nog betaaladviesregels gegenereerd kunnen worden vanuit deze facturen.

Facturen toevoegen
Via het groene plus-icoon kunnen factuurbestanden toegevoegd worden. Hiervoor zijn eerst alle UBL-bestanden verzameld op een locatie die te benaderen is vanaf je PC. Je kan meerdere bestanden tegelijk uploaden.
Sommige UBL-bestanden bestaan uit een XML en een PDF-bestand. In deze situatie kunnen beide bestanden geüpload worden. Hierdoor wordt de grootte van de lijst beïnvloed en wordt de maximale upload sneller bereikt.
Het komt voor dat een XML-bestand de PDF-bijlage ingebouwd heeft. In deze situatie volstaat het uploaden van de XML-bestanden en zijn PDF’s niet nodig. OnView genereert dan zelf het PDF uit het XML-bestand.

Bij het uploaden van de XML-bestanden controleert OnView of het bestand al ooit is geüpload om dubbele facturen te voorkomen. Er verschijnt dan een waarschuwing in de uploadregel “Deze factuur is mogelijk al aanwezig in het systeem’. Omdat een factuurnummer niet uniek hoeft te zijn kan er gekozen worden voor ‘Toch uploaden’.

Matchen van e-facturen (UBL) met transacties

Het kan zijn dat facturen al betaald zijn via een incasso-opdracht. Hierdoor is het mogelijk dat er al een transactie in het systeem voorkomt waar deze factuur naar verwijst. Let er op dat in de omschrijving van de trasnactie wel het factuurnummer vermeld wordt voor een correcte matching. Na het uploaden zoekt OnView naar transacties die matchen met de geüploade facturen. Wanneer een transactie wordt gevonden, komt de factuur gemarkeerd als betaald binnen. Dit is zichtbaar wanneer de radiobutton met het groen vinkje staat gemarkeerd.

Aanvullen van e-facturen

Het XML-bestand kan een crediteur en een klant meegeven. OnView matcht deze met het juiste dossier en adres wanneer mogelijk. Hierdoor kunnen de facturen omgezet worden naar betaaladvies. Dit gebeurt door de radiobutton in de kolom van het betaaladvies (hamer-icoon) te selecteren. Wanneer dit niet kan, betekent het meestal dat de gegevens nog niet compleet zijn voor een betaling. Hoveren met de muis boven deze radiobutton geeft aan welke gegevens ontbreken.

De benodigde gegevenskunnen handmatig toegevoegd te worden.
Dit kan gedaan worden door op het potlood-icoon te klikken. Hierdoor wordt het factuurdetailscherm geopend.

Factuurnummer: Wordt in de XML gevonden. Tevens het nummer waar bijbehorende transacties op gematcht worden.
Klantnummer: Wordt in de XML gevonden.
Factuurdatum: Wordt in de XML gevonden.
Vervaldatum: Wordt in de XML gevonden.
Crediteur: Wordt soms in de XML gevonden, maar kan gewijzigd of aangevuld worden vanuit het adressenbestand.
Crediteurenrekening: Wordt soms in de XML gevonden, maar kan gewijzigd of aangevuld worden vanuit het adressenbestand.
Klant: Wordt soms in de XML gevonden en wordt zo mogelijk gekoppeld aan het betreffende dossier.
Omschrijving: Wordt in de XML gevonden.
Bijlage: Wordt in de XML gevonden of apart mee geüpload.
Gekoppelde transactie: Wanneer er een transactie gevonden wordt die bij deze factuur hoort.
Notitie bij betalen: Wordt in de XML gevonden.
De factuurregels: Deze worden in de XML gevonden. Met het koppelteken voor de factuurregel kan deze regel gekoppeld worden aan de bijbehorende uitgavenrubriek.
Extra regels: Wanneer we in de factuurregels teksten tegenkomen worden deze weergegeven middels een i-tje meestal onderaan de factuurregels.

Rode- gele en witte regels bij de e-facturen

Wanneer de facturen geüpload zijn verschijnen ze in een factuurlijst. Deze factuurregels kunnen rood- geel of wit gekleurd zijn en hebben de volgende betekenis:

Rode regels: Is een waarschuwing en geeft aan dat de factuurregel aan een verkeerde transactie gekoppeld is.
Gele regels: Is een waarschuwing dat er nog gegevens in de factuur ontbreken.
Witte regels: Factuur is compleet en kan gearchiveerd of betaald worden.

Een e-factuur naar betaaladvies of markeren als betaald

Er zijn 3 kolommen in het factuuroverzicht.

Kolom 1: Omzetten naar betaaladvies. Deze kolom is te herkennen aan het hamer-icoon boven in de tabel. Wanneer een factuur compleet is ingevuld en er geen gekoppelde transactie is gevonden, wordt de optie omzetten naar betaaladvies als radiobutton beschikbaar. OnView gaat er dan vanuit dat de factuur nog betaald moet worden. Bij deze selectie kan de knop 'Verwerken' (onderaan de pagina) ingedrukt worden, waardoor deze factuur omgezet wordt als een regel in het betaaladvies van deze cliënt .

Kolom 2: Markeren als betaald. Wanneer een factuur compleet is ingevuld en er een gekoppelde transactie is gevonden, wordt de optie markeren als betaald als radiobutton beschikbaar. Deze kolom is te herkennen aan het groene vink-icoon boven in de tabel. OnView gaat er dan vanuit dat er al betaald is en dat de transacties gesplitst aan de uitgavenrubrieken gekoppeld mogen worden.

Kolom 3: Uitstellen. De factuur is nog niet compleet of is aan een verkeerde transactie gekoppeld. Deze kolom is te herkennen aan het klok-icoon boven in de tabel. Er is eerst nog verwerking of correctie nodig.

E-factuur in het dossier

Een e-factuur is zichtbaar bij de uitgaven in het dossier als een gesplitste transactie. De gesplitste transacties zijn te herkennen aan het schaartje bij de uitgaven. Alle e-facturen zijn in het dossier terug te vinden onder de blauwe documentenmap 'Facturen'.